小股东发函要求“查账”/行使知情权，公司方如何抗辩、回函及应对？

小股东在公司治理中往往处于弱势的一方，《公司法》规定的股东知情权是小股东权益保障的重要制度。有时，小股东系基于其未实际参与公司经营管理而希望行使知情权；而有时，小股东发函要求查账或行使知情权，很可能是基于其与公司或大股东之间涉及某些潜在纠纷而发起的前置程序。那么，对于公司方而言，应如何抗辩、回函并合理应对？

一、公司方可能的抗辩思路

1、小股东是否具备查账的资格？

公司方首先可以考虑是否涉及隐名股东、瑕疵出资/未出资股东等知情权行使主体资格问题。

隐名股东是否可以行使知情权？原则上，公司方可考虑直接拒绝隐名股东查账的请求，但根据各种司法裁判观点，特定情形下，隐名股东行使知情权的主张也可能获得支持。

在(2023)苏08民 终246号案件中，法院认为，隐名股东必须要先解决与公司的股东身份争议问题，向法院提供充分证据证明其是公司的股东后，才可主张行使知情权。在（2022）川0184民初202号案件中，法院认为，隐名股东不能直接行使已经让渡给名义股东的股东权利；从有限责任公司的“人合性”来看，隐名股东想要从公司外部进入公司内部直接向公司主张股东权利，应参照最高人民法院关于适用《中华人民共和国公司法》若干问题的规定（三）关于显名权的规定以及公司法第七十一条关于对外转让股权的规定，在经过其他股东过半数同意的情况下才能行使。

而在(2022)渝04民终1629号案件中，重庆市第四中级人民法院的思路还援引了《民法典》的“介入权”理论：如果公司其他股东对股权代持关系（委托关系）知情，则委托人（隐名股东）享有介入权，即名义股东与公司之间的法律关系不仅约束双方，隐名股东还可以替代名义股东进入该关系中行使知情权。

瑕疵出资/未出资股东是否享有知情权？原则上，只要小股东合法取得了股东身份，就应享有知情权，而与其是否实缴出资、虚假出资或者抽逃出资等事实无关。

在(2024)云01民终4756号案件中，法院认为股东是否实缴出资，系股东知情权之外的法律关系，当事人可通过合法途径另行处理；在（2023）鄂10民终2176号案件中，法院认为即便公司验资存在虚假，也不能以此否定股东身份以及影响知情权的行使；在（2021）豫14民终24号案件中，法院认为股东是否抽逃出资属于另一法律关系，不影响股东行使知情权。

因此，对于公司方而言，如要阻却小股东行使知情权，应考虑小股东是否尚未依法取得股东身份，或者其股东身份是否已客观丧失；另外，可考虑基于股东未出资或瑕疵出资的事实，由股东会对该股东进行除名、或者公司根据新《公司法》通过催缴失权制度剥夺小股东的股东身份。

上述讨论的是有限责任公司的情形，对于股份有限公司而言，公司方应考虑小股东的持股时间、持股比例等是否符合《公司法》的规定。比如，新《公司法》规定，连续一百八十日以上单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东才可参照有限责任公司的规定行使知情权；当然，公司章程对持股比例有较低规定的，从其规定。另外，对于上市公司而言，则还需要遵守《证券法》等相关监管规定。

2、小股东之查账目的是否正当？

根据现行《公司法》规定，如果公司方认为小股东要求查阅会计账簿存在“不正当目的”，可能损害公司合法利益的，可以拒绝提供查阅，并在十五日内书面答复股东并说明理由。《最高人民法院关于适用<中华人民共和国公司法>若干问题的规定（四）》（2020修正）列举了“不正当目的”的3种可能的具体情形，包括：（1）股东自营或者为他人经营与公司主营业务有实质性竞争关系业务的，但公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外；（2）股东为了向他人通报有关信息查阅公司会计账簿，可能损害公司合法利益的；（3）股东在向公司提出查阅请求之日前的三年内，曾通过查阅公司会计账簿，向他人通报有关信息损害公司合法利益的。

当然，上述司法解释也有兜底条款“股东有不正当目的的其他情形”，因此，公司方还可以从其他更多方面和维度指出小股东的查账目的不正当，有时也可以就特定部分资料而言提出相应抗辩，比如需要查阅或复制的部分资料超出了小股东函件中所描述的目的范围。

不过需要注意的是，即便小股东的目的“不正当”，公司方仍然需要同时指出是否存在“可能损害公司合法利益”的情形，否则仍然无法完全阻却小股东行使知情权。

3、小股东是否有权要求“复制”会计账簿？

现行《公司法》及即将施行的新《公司法》均未规定股东享有对公司会计帐簿的“复制权”。因此，小股东对公司会计帐簿仅有查阅权，公司方可以拒绝小股东对该项资料的“复制”请求；除非内部公司章程、股东协议等另作特别约定。

4、小股东是否有权要求查阅或复制“会计凭证”？

现行《公司法》未规定小股东有查阅会计凭证的权利。

不过，对于该问题，当前司法裁判观点不统一，且不少法院会支持股东查阅公司“会计凭证”的权利。

值得注意的是，自2024年7月1日起施行的新《公司法》则明确赋予股东查阅公司“会计凭证”的权利。

在新《公司法》实施之前，公司方仍可考虑以法律层面、公司章程及股东协议等层面均未规定为由拒绝小股东要求查阅“会计凭证”的相关请求。

在新《公司法》施行后，公司方无法再直接阻却小股东查阅“会计凭证”的请求，但仍可考虑（1）明确拒绝小股东“复制”会计凭证的请求；（2）明确拒绝不属于“会计凭证”范围的资料查阅要求。根据相关司法判例，“会计凭证”通常的标准表述为“记账凭证、相关原始凭证及作为原始凭证附件入账备查的有关资料”，通常发票、记账所附合同等这类资料会作为会计凭证的一部分，但对于纳税申报表、出口报关凭证等这类资料是否属于“会计凭证”范围呢？这仍有解释空间，公司方可以考虑拒绝提供查阅。

5、小股东是否有权要求查阅或复制“审计报告”？

在法律规定层面，《公司法》或司法解释并未规定“审计报告”属于小股东可以查阅或复制的范围。在（2023）京01民终11419号案件中，法院认为“审计报告并非公司法规定股东有权查阅、复制内容，某有限公司章程对此亦无特别规定”，故未支持原告方要求查阅、复制审计报告的诉讼请求。不过，在(2018)浙01民终831号案件中，法院则认为，《企业财务会计报告条例》明确了应当提供财务会计报告情形下审计报告亦应当一并提供，以符合股东知情权的意旨。可见，司法实践层面就该问题尚未形成较为统一的裁判观点。

当然，公司方需要注意公司章程、股东协议或其他内部协议是否另行约定了“审计报告”的查阅或复制权限。（启发：为避免争议，在设计小股东/投资人知情权条款时，交易各方应注意明确是否包含“审计报告”的查阅或复制权。）

6、小股东是否有权要求查阅或复制公司具体“合同”“协议”？

很明显，《公司法》未明确股东可以查阅公司的具体合同、协议，且该等资料不必然属于会计账簿、会计凭证的范围。在(2018)皖15民终467号案件中，法院认为，由于交易合同并不必然作为会计凭证依据而登记入会计账簿，故不予支持股东关于查阅交易合同的请求。

因此，在内部公司章程、股东协议等未作特别约定的情况下，公司方可以直接拒绝小股东对该项资料的查阅或复制请求。

7、小股东是否有权要求查阅或复制银行流水或者银行对账单？

同样，银行流水或者银行对账单这类资料也不必然属于会计账簿或会计凭证的范围，公司方可以拒绝股东关于查阅或复制该类资料的请求，除非内部协议、章程等另有规定。

在（2021）浙02民终3352号案件中，法院认为股东要求查阅的“开户银行资料、银行流水、账户交易明细单、银行对账单、银行交易合同、银行日记账及相关交易凭证等材料”，并非属于股东行使知情权可查阅的材料范围，故就股东该部分查阅请求法院未予以支持。

8、小股东是否有权要求查阅或复制公司曾向其披露或提供过的资料？（可否重复行使知情权）

法律层面对该问题并未明确。

司法实践层面，主流观点认为股东可重复行使知情权。在(2023)京01民终11419号案件中，一审法院认为，根据法无禁止即自由的原则，即使公司已将相关材料送达股东，股东说明自己查阅的目的后仍可以再次主张行权；二审法院认为，我国《公司法》对于股东行使知情权主要涉及查阅不得具有“不正当目的”的限制，并无查阅、复制次数限制。(2023)苏05民终13707号案件中法院亦表示法律未限制股东的重复查阅权；不过，该案件中，股东第一次行使知情权时未得到专业人员辅助，自身也非专业人员，而在第二次主张权利时则要求其委托的会计师一并辅助查阅（即法院考虑了重复查账的合理性）。

笔者认为，公司方如果确实曾经披露或提供过相关资料，仍然可以回函指出小股东重复查账的不合理性，同时表示历史资料整理收集不易，从情理上回绝小股东的要求。如果小股东重复查账的理由充分，而公司方不愿完全回绝的，公司方也可以考虑在提供资料时不一次性全面准备到位，或者仅提供此前未曾披露给小股东的合理范围内的资料。

9、小股东是否有权要求查阅或复制公司章程或股东协议已限制或排除的资料？

《最高人民法院关于适用<中华人民共和国公司法>若干问题的规定（四）》（2020修正）第九条实际已经明确：“公司章程、股东之间的协议等实质性剥夺股东依据公司法第三十三条、第九十七条规定查阅或者复制公司文件材料的权利，公司以此为由拒绝股东查阅或者复制的，人民法院不予支持”。

因此，即便公司章程或股东协议实质性限制了股东的知情权行使范围，公司方不能以此直接阻却股东的查账要求。

10、小股东是否有权要求查阅或复制其取得股东身份之前甚至公司设立以来的资料？

对于该问题，法律层面并未有明确规定。

在早期的司法实践中，法院可能不支持股东查阅其取得股权之前的公司资料，比如在(2014)泰中商终字第0046号案件中，法院认为，“受让取得股权的，其在受让决策前应当对公司的经营管理等股东知情权的事项进行全面的了解，其在受让股权成为公司股东后无权查阅其成为股东之前的公司经营管理情况的相关资料”。

不过，最近的司法判例则倾向于支持股东的全面查阅权。比如，在(2022)青02民终99号案件中，法院认为“如果拒绝公司的继受股东行使对其加入公司前的公司信息的知情权，将导致股东获得的相关信息残缺不全，减损股东知情权的制度价值，有悖于股东知情权的立法目的”。又如，在(2018)川01民终18573号案件中，二审法院也认为继受取得股权的股东应有权查阅、复制其成为公司股东前的公司文件。

11、小股东是否有权要求查阅或复制子公司的相关资料？

在现行《公司法》下，该问题并不明确。而新《公司法》第五十七条最后一款规定，股东要求查阅、复制公司全资子公司相关材料的，适用前四款的规定。

因此，如果小股东要求查阅全资子公司的资料，公司方无法拒绝；但对于控股或参股子公司的情形，则公司方可拒绝小股东的要求，但内部股东协议或公司章程另有规定的除外。

二、公司方回函要点

收到小股东的查账函件后，公司方除了可以考虑上述抗辩点外，还应考虑其他方面的回函内容。

首先，笔者认为，公司方首次回函小股东的查账要求时，不宜直接完全拒绝，否则相当于赋予了小股东立即提起诉讼的权利。公司方最好就公司未曾向小股东披露过的部分资料，向小股东回函表示：公司同意尽最大努力收集并配合小股东在合法合理的资料范围内进行现场查阅/有限度的复制。

其次，公司方应在回函中向小股东告知具体的查阅安排：

1、关于查阅地点

根据司法判例观点，从维护公司正常经营和保护公司商业秘密考虑，查阅地点应在公司办公场所或者双方协商的地点。（当然，司法判例显示，查阅地点也可能会在法院直接进行）

因此，公司方可考虑在回函中明确指定某个查阅地点。

2、关于查阅时间

根据司法判例观点，股东行使知情权的同时不应干扰企业正常生产、经营活动，股东应在公司工作日、正常营业时间内查阅，通常5-10个工作日比较合适，有些判决明确的查阅时间可能更短或者更长，具体要结合查阅和复制所需的正常时间而定。

因此，公司方可考虑在回函中明确安排具体的查阅期间。

3、关于查阅人

就现行《公司法》而言，如果小股东委托中介机构辅助查阅，公司方可要求小股东或其授权人同时在场，并在现场核实相关人员的身份。《最高人民法院关于适用<中华人民共和国公司法>若干问题的规定（四）》（2020修正）第10条第2款明确规定了在该股东在场的情况下，可以由会计师、律师等依法或者依据执业行为规范负有保密义务的中介机构执业人员辅助进行查阅。

需要注意的是，新《公司法》已明确允许股东委托中介机构进行查阅，而不需要股东在场。

4、其他相关提示

公司方可在回函中明确告知小股东，请小股东在公司安排的具体地点、期限内安排有权人士及时完成现场查阅/有限度的复制工作；如未及时完成，相关不利后果均由小股东自行承担。

此外，公司方还可警示小股东，如小股东或委托的中介机构超越规定之范围擅自复制或变相复制公司提供的相关资料，或者泄露公司商业秘密的，公司保留追究小股东及相关人士之法律责任的一切权利。

三、公司方在安排现场查账时的注意事项

笔者认为，公司方在安排小股东现场查账时，一方面，应注意在现场核实小股东授权人士、委托专业人员的身份；另一方面，为避免小股东后续否认曾经查账的事实，公司方应注意现场留痕，例如录视频、要求相关人员签到、确认其完成了查阅或复制等。

四、公司方应关注小股东可能主张的法定回购权

小股东要查账，或许关注到公司涉及一些损害公司或小股东利益的情形，比如公司与大股东或其关联方发生了不公允的关联交易而未履行任何内部审批或信披程序。小股东通过行使知情权，可能意在收集相关证据，并在后续向公司主张法定回购权。

小股东可能依据现行《公司法》第七十四条主张行使法定回购权，该条规定：“有下列情形之一的，对股东会该项决议投反对票的股东可以请求公司按照合理的价格收购其股权：（一）公司连续五年不向股东分配利润，而公司该五年连续盈利，并且符合本法规定的分配利润条件的；（二）公司合并、分立、转让主要财产的；（三）公司章程规定的营业期限届满或者章程规定的其他解散事由出现，股东会会议通过决议修改章程使公司存续的”。

需要注意的是，新《公司法》在原第七十四内容的基础上新增一项法定回购的情形，即“公司的控股股东滥用股东权利，严重损害公司或者其他股东利益的，其他股东有权请求公司按照合理的价格收购其股权”。

因此，如果小股东基于公司与关联方发生关联交易、转移分红资金而导致公司未能按章程规定分红，或者导致其他方面的利益损害且达到“严重”程度，小股东主张控股股东“滥用股东权利”，并可能向公司主张行使法定的回购权；当然，关于“滥用股东权利”、“严重损害”的具体裁判尺度还有待后续司法实践观察。

五、外商投资企业的小股东知情权相关问题

我国《外商投资法》实施之前设立的外商投资企业，通常不会有股东会的设置（董事会是最高权力机构），监事会也不会强制设置。因此，小股东如果提出要查阅股东会决议记录、监事会决议等这类资料的，可能会缺少依据。

另外，《外商投资法》要求2019年12月31日之前成立的外商投资企业都必须在2024年12月31日之前完成对其章程中公司治理条款的更新并进行相应变更登记，以符合《公司法》的相关要求。如果外商投资企业未依法调整组织形式、组织机构等并办理变更登记，后果是市场监督管理部门将不予办理外商投资企业申请的其他登记事项，并将相关情形予以公示。但是，这类外商投资企业若未及时完成组织形式调整，并不会直接影响股东知情权的行使。